Erstellen und Dokumente hochladen

Im Bereich Wissen erstellen Sie Wissenssammlungen und füllen sie mit Dokumenten, auf die die KI zugreifen kann.

Wissenssammlung erstellen

1. Navigieren Sie zu Wissen im Hauptmenü
2. Klicken Sie oben rechts auf Wissenssammlung hinzufügen
3. Geben Sie einen Namen ein
4. Geben Sie eine Beschreibung ein
5. Bestätigen Sie mit Erstellen

Name und Beschreibung

Der Name sollte auf den ersten Blick verraten, welche Dokumente die Sammlung enthält.

Gute Beschreibung

Eine gute Beschreibung hilft der KI zu verstehen, wann diese Wissenssammlung verwendet werden soll. Beschreiben Sie den Inhalt und den Einsatzzweck klar und präzise.

Beispiel

Name: Satzungen und Ordnungen

Beschreibung: Enthält die aktuellen Satzungen und Ordnungen der Gemeinde, darunter Friedhofssatzung, Abfallgebührenordnung und Benutzungsordnung der Sporthalle. Soll verwendet werden, wenn Bürgeranfragen zu Gebühren und Regelungen beantwortet werden.

Guter Name	Weniger geeignet
Gebührenordnungen	Sammlung 1
Bauvorschriften und Formulare	Dokumente
FAQ Bürgerdienste	Verschiedenes

Dokumente hochladen

In einer Wissenssammlung können Sie Dokumente in verschiedenen Formaten hochladen.

1. Öffnen Sie die gewünschte Wissenssammlung
2. Klicken Sie auf Hochladen
3. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien
4. Warten Sie, bis die Verarbeitung abgeschlossen ist

Verarbeitung

Nach dem Hochladen werden Ihre Dokumente automatisch aufbereitet, damit die KI darin suchen kann. Dies kann bei größeren Dateien einige Minuten dauern.

Unterstützte Formate

Format	Dateityp	Eignet sich für
PDF	.pdf	Satzungen, Bescheide, Berichte, Formulare
Word	.docx	Vorlagen, Schreiben, interne Dokumente
PowerPoint	.pptx	Präsentationen, Folien
Text	.txt	Textdateien, Notizen

Website-Inhalte hinzufügen

Sie können auch Inhalte von Websites direkt zu Ihrer Wissenssammlung hinzufügen.

1. Öffnen Sie die gewünschte Wissenssammlung
2. Klicken Sie auf URL hinzufügen
3. Geben Sie die Website-URL ein (z.B. https://beispiel.de/seite)
4. Klicken Sie auf Hinzufügen
5. Der Website-Inhalt wird automatisch verarbeitet

Dateien vs. Websites

Die URL-Funktion funktioniert nur für normale Webseiten. Wenn die URL auf eine Datei verweist (z.B. ein PDF), wird eine Fehlermeldung angezeigt. Laden Sie in diesem Fall die Datei herunter und laden Sie sie direkt über die Upload-Funktion hoch.

Tipps für gute Wissenssammlungen

Dokumente vorbereiten

• Klare Gliederung – Dokumente mit Überschriften und Abschnitten funktionieren am besten
• Aktualität – Laden Sie nur aktuelle Versionen hoch und entfernen Sie veraltete
• Relevanz – Nur Dokumente hochladen, die thematisch zusammengehören

Wissenssammlungen pflegen

• Regelmäßig aktualisieren – Wenn sich Gebühren, Fristen oder Regelungen ändern
• Veraltetes entfernen – Alte Versionen löschen, um widersprüchliche Informationen zu vermeiden
• Thematisch gruppieren – Ähnliche Dokumente in einer Wissenssammlung zusammenfassen

Nächste Schritte

• Verwenden in Fähigkeiten und Chats – So nutzen Sie Ihre Wissenssammlungen