Name, Auslöser und Anheften

Ein guter Name und ein klarer Auslöser helfen Ihnen und Ihrem Team, die richtige Fähigkeit schnell zu finden – und der KI, sie automatisch zu aktivieren. Zusätzlich können Sie Fähigkeiten anheften, um sie manuell auszuwählen.

Name vergeben

Der Name Ihrer Fähigkeit sollte auf den ersten Blick verraten, was sie tut.

Gute Namen

Name	Warum gut?
Bürgeranfragen-Hilfe	Klar: hilft bei Bürgeranfragen
Protokoll-Zusammenfassung	Klar: fasst Protokolle zusammen
Bauantrags-Prüfung	Klar: prüft Bauanträge

Weniger geeignete Namen

Name	Problem
Fähigkeit 1	Nichtssagend
Neuer Bot	Keine Aufgabe erkennbar
Test	Nicht unterscheidbar

Regeln für den Namen

• Zwischen 1 und 255 Zeichen
• Sollte die Aufgabe oder den Einsatzbereich beschreiben
• Muss nicht einzigartig sein – aber einzigartige Namen sind hilfreicher

Auslöser definieren – automatische Aktivierung

Der Auslöser ist der wichtigste Faktor dafür, ob die KI Ihre Fähigkeit automatisch aktiviert. Die KI liest den Auslöser und entscheidet bei jeder Frage, welche Fähigkeit am besten passt.

So funktioniert die automatische Aktivierung

Die KI sieht den Auslöser jeder verfügbaren Fähigkeit und vergleicht ihn mit Ihrer Frage. Passt eine Fähigkeit, wird sie automatisch aktiviert – mit all ihren Anweisungen, Wissenssammlungen und Integrationen. Das funktioniert besonders zuverlässig bei konkreten, mehrteiligen Aufgaben. Bei sehr einfachen Fragen löst die KI das Anliegen möglicherweise direkt, ohne eine Fähigkeit zu aktivieren.

Je mehr Fähigkeiten in Ihrer Organisation existieren, desto wichtiger wird ein präziser Auslöser – die KI muss aus allen verfügbaren Fähigkeiten die richtige auswählen.

Immer in der dritten Person schreiben

Der Auslöser wird der KI als Beschreibung der Fähigkeit angezeigt – nicht als direkte Ansprache. Schreiben Sie deshalb immer in der dritten Person.

• Richtig: „Erstellt Antwortentwürfe auf Bürgeranfragen”
• Vermeiden: „Ich helfe bei Bürgeranfragen”
• Vermeiden: „Nutzen Sie diese Fähigkeit für Bürgeranfragen”

Auslöser großzügig formulieren

Im Zweifel lieber mehr Situationen beschreiben als zu wenige. Nennen Sie verschiedene Begriffe und Szenarien, bei denen die Fähigkeit zum Einsatz kommen soll. So verhindern Sie, dass die Fähigkeit in relevanten Situationen nicht erkannt wird.

Tipps für gute Auslöser

Ein guter Auslöser besteht aus drei Teilen: Was die Fähigkeit tut, wann sie eingesetzt werden soll, und Schlüsselbegriffe aus dem Arbeitsalltag.

• Beschreiben Sie nicht nur was die Fähigkeit tut, sondern wann sie eingesetzt werden soll
• Nennen Sie verschiedene Begriffe und Formulierungen, die Nutzer verwenden könnten
• Erwähnen Sie konkrete Themen und Aufgaben statt allgemeiner Beschreibungen
• Nennen Sie die Zielgruppe oder Abteilung

Beispiel

Name: Bürgeranfragen-Hilfe

Auslöser: Erstellt Antwortentwürfe auf Bürgeranfragen zu Melde-, Pass- und Ausweiswesen, Gebühren, Bescheinigungen und allgemeinen Bürgeranliegen. Berücksichtigt die Gebührenordnung und verwendet den offiziellen Briefstil der Gemeinde. Unterstützt Sachbearbeiter beim Formulieren von Antwortschreiben und Bescheiden.

Gute vs. weniger gute Auslöser

Weniger geeignet	Besser
„Hilft bei Anfragen”	„Erstellt Antwortentwürfe auf Bürgeranfragen zu Melde-, Pass- und Ausweiswesen. Beantwortet Fragen zu Gebühren, Fristen und Zuständigkeiten.”
„Für das Bauamt”	„Prüft Bauanträge, verfasst Stellungnahmen und beantwortet Fragen zu Bauvorschriften und Genehmigungsverfahren.”
„Schreibt Protokolle”	„Fasst Sitzungsprotokolle, Besprechungsnotizen und Ausschussberichte zusammen und strukturiert sie.”

Fähigkeiten anheften – manuelle Aktivierung

Neben der automatischen Aktivierung können Sie Fähigkeiten auch manuell nutzen. Heften Sie eine Fähigkeit an, um sie beim Starten eines neuen Chats direkt auswählen zu können:

1. Navigieren Sie zu Fähigkeiten im Hauptmenü
2. Klicken Sie auf das Stecknadel-Symbol neben der gewünschten Fähigkeit

Angeheftete Fähigkeiten erscheinen beim Erstellen eines neuen Chats zur direkten Auswahl.

Wann anheften?

Anheften ist sinnvoll, wenn Sie eine Fähigkeit gezielt für einen bestimmten Chat nutzen möchten – z.B. eine Fähigkeit für formelle Schreiben, die nicht bei jeder Frage automatisch aktiviert werden soll.

Name und Auslöser ändern

1. Navigieren Sie zu Fähigkeiten im Hauptmenü
2. Klicken Sie auf die gewünschte Fähigkeit
3. Bearbeiten Sie Name oder Auslöser
4. Speichern Sie die Änderungen

Änderungen gelten sofort für alle neuen Chats mit dieser Fähigkeit.

Nächste Schritte

• Anweisungen definieren – So geben Sie der KI klare Vorgaben
• Freigaben – So teilen Sie Ihre Fähigkeiten mit Teams