Briefpapier

Nur für Administratoren

Diese Einstellung ist nur für Benutzer mit der Rolle Administrator sichtbar.

In den Briefpapier-Einstellungen hinterlegen Sie das offizielle Briefpapier Ihrer Organisation als PDF-Vorlage. Exportiert ein Benutzer ein Dokument aus dem Editor als PDF, wird der Inhalt direkt auf dem Briefpapier ausgegeben – das fertige Schreiben sieht aus wie auf Ihrem Geschäftspapier gedruckt.

Briefpapier-Einstellungen öffnen

1. Navigieren Sie zu Admin-Einstellungen → Briefpapier
2. Sie sehen eine Liste aller hinterlegten Briefpapiere

Sie können mehrere Briefpapiere anlegen – zum Beispiel für verschiedene Ämter, Fachbereiche oder Anlässe.

Briefpapier erstellen

1. Klicken Sie auf Hinzufügen
2. Vergeben Sie einen Namen – z. B. „Offizielles Briefpapier”
3. Optional: Ergänzen Sie eine Beschreibung. Sie hilft der KI zu verstehen, wofür dieses Briefpapier gedacht ist
4. Laden Sie unter Briefpapier (PDF) Ihre Vorlage für die erste Seite hoch
5. Legen Sie die Seitenränder erste Seite (mm) fest – die Vorschau zeigt den Inhaltsbereich als Markierung, sodass Sie sehen, wo später der Text platziert wird. Während das PDF geladen wird, erscheint ein Ladesymbol; falls die Vorschau nicht dargestellt werden kann (z. B. bei einer beschädigten Datei), wird eine Fehlermeldung angezeigt. Zwei Schnellvorlagen stehen zur Verfügung:
   • DIN 5008 Form B (Standard) – Oben 45 mm, Unten 20 mm, Links 25 mm, Rechts 20 mm – für Briefpapier mit hohem Kopfbereich (z. B. Logo und Absenderzeile)
   • DIN 5008 Form A – Oben 27 mm, Unten 20 mm, Links 25 mm, Rechts 20 mm – für Briefpapier mit flachem Kopfbereich
6. Klicken Sie auf Erstellen

Eigenes Briefpapier für Folgeseiten

Viele Organisationen verwenden für die erste Seite ein anderes Briefpapier als für die weiteren Seiten – etwa mit vollständigem Briefkopf auf Seite 1 und reduziertem Design danach.

Aktivieren Sie dafür den Schalter Anderes Briefpapier für Folgeseiten verwenden. Anschließend können Sie unter Folgeseiten (PDF) eine separate Vorlage hochladen und eigene Seitenränder Folgeseiten (mm) festlegen.

Ohne separates Folgeseiten-Briefpapier wird die Vorlage der ersten Seite für alle Seiten verwendet.

Anforderungen an die PDF-Dateien

• PDF-Format mit genau einer Seite pro Datei
• Maximale Dateigröße: 5 MB pro Datei
• Seitenränder: Werte in Millimetern, nicht negativ (Standard: 20 mm an allen Seiten)
• Die PDF-Datei darf nicht kennwort- oder berechtigungsgeschützt sein

Wenn eine Datei nicht den Anforderungen entspricht, erscheint eine Fehlermeldung mit dem genauen Grund – z. B. wenn das PDF mehrere Seiten enthält oder durch ein Kennwort geschützt ist.

Briefpapier bearbeiten

Klicken Sie in der Liste auf ein Briefpapier, um die Detailseite zu öffnen. Dort können Sie:

• Allgemein – Name und Beschreibung ändern
• Briefpapier – die PDF-Datei der ersten Seite ersetzen und die Seitenränder anpassen, mit Vorschau des hinterlegten PDFs
• Folgeseiten – ein separates Folgeseiten-Briefpapier hinzufügen, ersetzen oder über den Schalter wieder entfernen

Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Briefpapier löschen

Klicken Sie in der Liste auf das Papierkorb-Symbol und bestätigen Sie den Dialog. Dokumente, die dieses Briefpapier verwenden, werden danach ohne Hintergrund exportiert.

So verwenden Benutzer das Briefpapier

Sobald mindestens ein Briefpapier hinterlegt ist, erscheint im Editor eine Briefpapier-Auswahl. Benutzer wählen dort das gewünschte Briefpapier (oder Kein Briefpapier) und exportieren das Dokument als PDF – der Inhalt wird automatisch auf dem Briefpapier ausgegeben. Der Word-Export bleibt davon unberührt.

Mehr dazu unter Dokumente, Tabellen & Diagramme.

Nächste Schritte

• Dokumente, Tabellen & Diagramme — Dokumente erstellen, bearbeiten und exportieren
• Anweisungen — Organisationsweite Anweisungen für die KI definieren
• Benutzer — Benutzer verwalten und Rollen zuweisen